في هذا المقال من موقع اعقلها سنقدم لك عزيزي القارئ موضوع هام تدور نقاطه حول تفويض الاعمال، وإذا كنت لا تعرف ما هو التفويض فتابع معنا لتتعرف عليه، بالإضافة إلى بعض الأمور الهامة الأخرى كأهميته، ومتى يجب القيام به، كيف يتم، لا تغادر قبل أن تتم القراءة للنهاية.
ما هو تفويض الاعمال؟
هو أن يقوم شخص ما بتفويض عمل ما لشخص آخر أو نقل مسئولية مهمة معينة لشخص آخر للقيام بها، كأن يقوم المدير بتفويض مهمة ما لموظفينه، حيث يمكن للمديرين بهذه الطريقة أن يركزوا على بعض الأنشطة الأخرى الأكثر أهمية وقيمة مع الاحتفاظ بمشاركة الموظفين باستقلالية تامة.
أهمية تفويض الاعمال
قد يظن بعض والمديرين أن عملية تفويض الاعمال من الأمور الصعبة ظناً منهم أنهم هم وحدهم القادرين على إنجاز المهام بالطريقة الصحيحة، ولكن تكمن قوة الشركة في وجود مدير قوي وذكي يؤمن بقوة الفريق وقدرته على إتمام الوظائف والمهام على أكمل وجه، إليك بعض من فوائد التفويض:
- يساعدك على توفير الوقت والمجهود المبذول، خاصة أنك كمدير شركة أو مؤسسة يقع على عاتقك الكثير من المهام، وهنا يأتي دور التفويض لتتمكن من توفير الوقت لإتمام مثل هذه المهام الهامة والتركيز فيها.
- جعل كل فرد من أفراد الفريق أو الشركة أكثر مرونة وقدرة على تنمية مهاراته، خاصة إذا كنت قد قمت بتوزيع المهام بصورة متساوية، مما يعود بالمنفعة على الشركة بصورة عامة.
- تنمية كفاءة كل فرد من أفراد الفريق، خاصة إذا ما قمت بتفويض المهام لكل شخص بصورة متساوية.
اقرأ أيضاً: كيفية تنظيم العمل لتحقيق النجاح
كيف يمكنك تفويض الاعمال بصورة أكثر فاعلية؟
إليك عزيزي صاحب العمل بعض النصائح الهامة التي يمكنها مساعدتك في القيام بالتفويض بشكل أكثر فاعلية، وهي:
1. اختر الشخص المثالي للتفويض
كونك مديراً ناجحاً عليك أن تكون على دراية كافية بما هم عليه موظفينك. أي تكون قادر على التعرف على نقاط الضعف والقوة الخاصة بهم. لتكون قادر على اختيار الشخص المثالي لتفويضه بمهمة ما. عليك أن تختار شخص لديه القدرة على العمل مع الفريق وليس موظف يفضل العمل بمفرده.
2. اشرح سبب التفويض
عندما يكون قرار التفويض الخاص بك أمراً مفاجاً. فعليك أن تخبره سبب تفويضك له تحديداً للقيام بهذه المهمة أو الوظيفة تحديداً وأخبرهم بأن اختيارك لهم، وكيف تأمل أن يكون هذا التفويض سبباً في تحقيق النمو. اجعلهم يشعرون أن كل فرصة مقدمة إليهم ما هي إلا فرصة ذهبية لتنمية وتطوير مهارات جديدة ومفيدة لهم.
3. قم بمد المفوض إليه بالبيانات اللازمة
أخبر الموظف المفوض إليه العمل بالمعلومات والبيانات التي يحتاجون إليها لحل ومعالجة المشكلات بالطريقة التي تناسبهم، ولكن دعنا نخبرك بنصيحة هامة ألا وهي أهمية أن تكون أكثر مرونة. فلا تنتظر أن يقوم الموظف بأداء المهمة بصورة مثالية كما تقوم أنت فلكل شخص طريقته الخاصة في العمل، دعه يقوم بالمهمة بالطريقة المناسبة له طالما يقوم بتأديتها بالطريقة والنتيجة التي تبحث عنها في نهاية الأمر.
4. توفير الموارد اللازمة
عند تفويض مهمة لشخص ما. فعليك أن تقوم بتوفير الموارد والمهارات اللازمة لهذا الموظف لأداء المهمة.
5. امنحهم السلطة اللازمة لأداء المهمة
دعنا نمنحك مثالاً بسيطاً، إذا قام مديرك بتكليفك للقيام بوظيفة أو مهمة معينة، ولكنه من ناحية أخرى لم يوفر لك السلطة اللازمة لتنفيذها بمرونة فسوف يتوقف العمل بكل تأكيد وقد تحتاج إلى طلب المساعدة، مما يجعل من أداء المهمة أمراً صعباً ويستغرق المزيد من الوقت، لهذا ننصح المديرين الأذكياء باتخاذ قرارات مستنيرة عند اختيارهم تفويض الاعمال، وذلك حتى يشعر الموظف أنه في بيئة عمل جيدة قادر فيها على اتخاذ القرارات بمرونة وطرح الأسئلة والمناقشة لأداء وانهاء المهمة باحترافية.
6. تحقق من المهمة وقم بمراجعتها
بعد المديرين قد يقعون في بعض الأخطاء الجوهرية ألا وهي تفويض الاعمال لموظف معين ليقوم بالمهمة وتركه بلا رقابة وعندما يخطئ الموظف يقوم المدير بإلقاء اللوم على الموظف.
عزيزي لا تكن مثل هذا المدير، عليك أن تكون على تواصل تام مع الموظف المفوض إليه المهمة وإضافة الملاحظات اللازمة ليتمكن من تعديلها وتحسين أداء المهام المفوضة إليه في المستقبل.
7. اشكرهم
عندما ينتهي الموظف من أداء الوظيفة المفوضة إليه عليك أن تخبره كم أنت ممتن له وكم أنك تقدره، وتذكر أن تخبره بأهم النقاط الجيدة التي قام بها أثناء أداء المهمة ومن ناحية أخرى ستكون هذه الملاحظات بمثابة خريطة طريق للموظفين في المستقبل تساعدهم على أداء وظائفهم ومهامهم.
متى يجب عليك التفويض كصاحب عمل؟
يجب أن يكون التفويض جزءًا لا يتجزأ من رحلتك الخاصة بالقيادة والإدارة منذ البداية، حيث يجب عليك فهم مقدار السيطرة التي تحتاجها لتدير منشأتك بطريقة صحيحة. ومن خلال هذا سوف تتعرف على أفضل الاستراتيجيات التي يمكنك أن تستخدمها لقيادة شركتك والعاملين بها.
وعليك أن تعلم أنه حتى تقوم بهذه المهارات أنك ستحتاج إلى بعض الوقت وربما الكثير منه. ولكي تقوم بتوفير هذا الوقت سيكون عليك اتباع استراتيجية التفويض ربما لن يكون الأمر سهل بالبداية. لان ليس جميع أفراد الفريق سيكونون قادرين على القيام بالأمر مباشرة. لذا ربنا يحتاجون إلى بعض المساعدة في البداية حتى بعد تفويضهم وهذا يعد أمر طبيعي تماماً.
أمثلة على تفويض الاعمال
إليك بعض الأمثلة على تفويض الاعمال في مكان العمل بمستويات متفاوتة:
- منح التعليمات للموظفين للقيام بالمهام وإخبارهم ما يجب عليه القيام به.
- تعيين شخص ما ليقوم بعملية جمع البيانات والأبحاث وتبليغك بها لتتمكن كمدير من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن العمل.
- توظيف موظف معين لاتخاذ القرارات، ولكن مع الاحتفاظ بالمسئولية والسلطة الكاملة لاتخاذ القرارات النهائية.
- تفويض الموظف بأداء المهام مع إتاحة الفرص الكاملة لاتخاذ القرارات والسلطة لتنفيذها، إلا في حالة وجود حالة طارئة تستدعي التدخل.
- التفويض الكامل للقيادات باتخاذ القرارات وإتمام المهام، وإتاحة الفرصة لهم بأداء المهام وإدارتها بالطريقة التي يرونها مناسبة.
والآن وفي نهاية هذا المقال وبعد أن تعرفت معنا على تفويض الاعمال، ومتى يجب اللجوء إليه، وأهميته لعملك، وخطوات لتنفيذه بفاعلية، نذكرك أننا مؤسسة سعودية تطمح لمساعدتك كرائد أعمال لبدء مشروعك الخاص عن طريق عمل دراسة جدوى وتوفير الموارد اللازمة لنجاحها حتى النهاية، إذا كنت ترغب في التعرف على المزيد، فلا تتردد في التواصل معنا عبر الحسابات الخاصة بنا على تيك توك، وانستاجرام، وتويتر.
